Ofis Taşıma İstanbul

Ofis taşıma iş kaybı olmadan nasıl planlanır?

Ofis taşımanın asıl maliyeti nakliye değil, çalışılamayan saatlerdir. Bu yüzden plan, işin durduğu süreyi en aza indirmek üzerine kurulur: taşıma çoğu zaman cuma mesai bitiminde başlar, hafta sonu sürer ve amaç pazartesi sabahı herkesin masasına hazır oturmasıdır. Küçük bürolarda mesai sonrası birkaç saat de yeterli olabilir. Birkaç koli evrak, tek bir masa ya da yazıcı gibi parça işler için ise ofis ekibine gerek yoktur; aynı gün yola çıkan bir Doblo ya da Trafic eşyayı alır ve yeni adreste elden teslim eder.

Şirket tarafında bir sorumlu belirlemeniz işi kolaylaştırır. Bu kişi kat planını, departmanların taşınma sırasını ve hangi eşyanın atılacağını ya da depoya gideceğini netleştirir. Kullanılmayan mobilya ve eski arşiv için eşya depolama seçeneği, yeni ofisi ilk günden kalabalıklaştırmamanızı sağlar.

Ofis taşıma hangi adımlarla ilerler?

1. Keşif: Ofis yerinde görülür ya da her bölümün fotoğrafı gönderilir. Masa, dolap, arşiv ve bilgisayar sayısı ile iki binanın yük asansörü ve yükleme alanı not edilir.
2. Yazılı teklif ve takvim: Araç, ekip, tarih ve saat aralığı teklifte yazılır; fiyat taşıma günü değişmez.
3. Etiketleme ve paketleme: Her eşyaya yeni ofisteki yerini gösteren etiket verilir; arşiv ve kişisel eşyalar numaralı kolilere konur.
4. Taşıma: Dolap ve masalar sökülür, bilgisayar ve ekranlar ayrı korumayla taşınır.
5. Kurulum: Masalar kat planına göre kurulur, koliler etiketteki masaya bırakılır.

Taşımadan sonraki ilk iş gününde bir kişinin ofisi dolaşıp eksik koli, kablo ya da hasarlı parça olup olmadığını kontrol etmesi, sorunların hemen çözülmesini sağlar.

Taşınmadan önce şirket içinde neler hazırlanmalı?

Taşıma ekibinin işi kolilerle başlar; ondan önceki hazırlık şirket içinde yapılır. Aşağıdaki listeyi taşınmadan birkaç hafta önce paylaşmanız işleri rahatlatır:

• Taşınma tarihini çalışanlara ve müşterilerinize önceden duyurun.
• Her departmandan bir kişiyi masa ve dolapların boşaltılmasından sorumlu tutun.
• Atılacak, bağışlanacak ve depoya gidecek eşyaları ayrı listeleyin.
• Yeni ofisin kat planına masa numaralarını işleyip bir kopyasını ekibe verin.
• Kargo, posta ve fatura adresi değişikliklerini takvime ekleyin.
• Yeni ofisin anahtarlarını, kartlı geçiş ve alarm bilgilerini önceden alın.

Masa, dolap, arşiv ve bilgisayarlar nasıl etiketlenir?

Etiket sistemi basit olmalıdır ki taşıma gecesi kimse kat planını aramak zorunda kalmasın. Önerdiğimiz düzen şöyle:

• Her masaya yeni ofisteki numarası verilir; o masanın kolisi, ekranı ve sandalyesi aynı numarayı taşır.
• Departmanlar ya da katlar renkle ayrılır; aynı renk yeni ofiste ilgili kapıların yanına da yapıştırılır.
• Arşiv kolileri dolap ve raf sırasına göre numaralanır, numaralar bir listeye yazılır.
• Bilgisayar kabloları cihazla aynı poşete konur; sökmeden önce bağlantıların fotoğrafı çekilir.

Sunucu ve ağ cihazlarında verilerin yedeklenmesi ve sistemin yeniden kurulması BT ekibinizin işidir; biz cihazları korumalı ambalajla taşıyıp yerine bırakırız. Ekranlar orijinal kutularındaysa o kutular kullanılır; değilse köşe koruyucu ve kalın örtüyle sarılır. Yazıcı ve fotokopi makinelerinde toner ve kâğıt haznelerinin taşımadan önce boşaltılması önerilir. Hazırlık için sunucu ve IT ekipmanı taşıma yazımız yol gösterir.

Hafta sonu ya da mesai dışında taşınmanın avantajı nedir?

Mesai dışında taşınmak hem çalışanları hem de bina trafiğini rahatlatır. Hafta sonu yük asansörü genellikle boştur, araç yükleme alanına daha kolay yanaşır ve şehir trafiği daha akıcıdır. Şişli ve Ataşehir gibi plaza ve iş merkezlerinin yoğun olduğu ilçelerde bina yönetimleri taşıma için belirli saatler ve önceden bildirim isteyebilir; bu izin süreci plana baştan eklenir. Mesai saatlerinde taşınmak zorundaysanız iş, departman departman ve kat kat yapılarak çalışmanın bir bölümü sürdürülebilir.

Taşınma tarihini belirlemeden önce kira sözleşmelerinin bitiş ve başlangıç tarihlerini, yeni ofisin internet bağlantısının hazır olup olmadığını ve adres değişikliğini müşterilerinize ne zaman duyuracağınızı kontrol edin. Ayrıntılı bir takvim için ofis taşıma planı rehberimize bakabilirsiniz.

Ofis taşıma maliyeti neye göre değişir?

Maliyeti belirleyen başlıca kalemler çalışan ve masa sayısı, arşiv miktarı, iki binanın yükleme koşulları ve mesai dışı çalışmadır. Küçük bir büro ile birkaç departmanlı bir kat aynı araç ve ekiple taşınmaz; masa, dolap ve koli sayısını ilettiğinizde en uygun maliyetli araç ve ekip yazılı teklifte bildirilir. Kalemlerin ayrıntısı için nakliyat fiyatları sayfamıza göz atabilirsiniz.

Maliyeti düşürmenin kolay bir yolu, taşımadan önce gereksiz eşyayı ayıklamaktır; kullanılmayan dolaplar ve eski dosyalar hem araç hacmini hem de kurulum süresini artırır. Mesai dışı ya da hafta sonu çalışma gerekiyorsa bu da yazılı teklifte ayrıca belirtilir.